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La importancia de la gestión del tiempo

Coaching, Mentoría

¡No tengo tiempo!
Quién no ha pensado alguna vez, algo así:

Me encantaría poder hacer esto, pero ¡no tengo tiempo!

Mi día debería tener 48 horas para poder hacer todo lo que debo

Necesito tiempo para mí

Se me pasan las horas del día y cuando me doy cuenta no he hecho nada importante

Hace mucho que no tengo tiempo para hacer aquello que hacía años me apasionaba

y un largo etc..

Yo desde luego, he pensado todas y cada una de ellas alguna vez (y más de una, para ser sinceros). Y sin embargo, siempre me ha gustado planificar, organizar… y me preguntaba qué no estaba haciendo bien para que a veces me sintiera abrumada.

Así que empecé a leer libros por aquí, a conocer técnicas por allá y perfeccioné mi manera de gestionar el tiempo. No es que ahora no haya ningún momento en el que no me sienta abrumada de «cosas que hacer» pero suele ser porque me estoy descontrolando en mi afán controlador o sencillamente porque he dejado de gestionar mi tiempo diariamente y se me ha acumulado el trabajo.

¿Por qué es tan importante?

Seguro que habréis oído aquello de «El tiempo es Oro», creo que se ajusta bastante a la realidad porque el Tiempo es un recurso valioso pero también es un recurso limitado. El tiempo no es infinito así que, al igual que el oro, si quieres hacer algo importante para ti con él, tienes que gestionarlo bien.

En mi programa de maegen se parte de la base de que el mejor tiempo invertido es aquel que te hace vibrar por dentro, es el tiempo dedicado a lo que de verdad te apasiona, a lo que es importante para ti en tu vida, a conseguir aquello que hace que tu vida tenga sentido. Esa es la mejor rentabilidad que le puedes sacar a tu inversión. Así que el tiempo es un recurso importante y necesario y desperdiciarlo en cosas que no nos hacen sentir bien, cosas a las que no les vemos el sentido no parece una idea muy sensata.

Con mi experiencia en planificar y en no hacerlo, lo que he sacado en claro es que cuando gestionas tu tiempo eres capaz de hacer cosas que te encantan además de lo que tienes que hacer pero no te encantan tanto, eres capaz de tener tiempo para ti, terminas el día pensado que has sido muy productiva y sintiéndote orgullosa de ti misma.

Qué nos impide gestionar bien nuestro tiempo?

Miedos

En varias ocasiones, en la Fase 1 de maegen, mis clientes me ha dicho que uno de sus impedimentos para emprender la tarea de conocerse había sido la falta de tiempo. En todas las ocasiones descubrieron que en realidad esa era la excusa perfecta para no tener que hacerlo.

Esto ocurre mucho más de lo que pensamos. La próxima vez que te digas «me gustaría, pero no tengo tiempo para…» pregúntate a qué le tienes miedo realmente. Porque te aseguro que si de verdad quieres hacer algo, encontrarás el tiempo y de hecho puedes repasar en este momento todas esas cosas que te gusta hacer y a las que le sacas el tiempo hasta de debajo de las piedras si es necesario. Probablemente esas cosas no traigan consigo ningún conflicto interno o miedo asociado.

Capacidad Neurológica

Hace poco leí un artículo de Elisabeth Grace Sanders en la Harvard Business Review que hablaba de como, a través de los estudios de la doctora Katherine Benziger, se había demostrado que había personas con una ventaja en su configuración cerebral para mantener un orden. Estas personas son las que tienen una dominancia cerebral izquierda posterior y tienen una facilidad innata para planificar, organizar y ordenar.

Esto quiere decir, que las personas que no tienen esa dominancia cerebral deben invertir una mayor energía para hacer ese tipo de tareas. Lo cual lleva a intentar evitarlas.

Enseguida, como me suele pasar, relacioné este nuevo conocimiento con los que tengo del Eneagrama y pensé que quizás, los eneatipos 1 y los subtipos llamados Conservación tenían este tipo de dominancia puesto que la planificación y organización era uno de sus fuertes….es algo que no puedo demostrar pero ahí lo dejo por si alguien quiere investigar.

Ciclos Ultradianos

Lo recién nacidos, y los que seáis padres o madres lo sabréis muy bien, no tienen muy claro cuando es de día o de noche. Pueden dormir o no-dormir, independientemente de si son las 4 de la tarde o las 4 de la mañana….si, lo conozco, sé de lo que hablo.

Sencillamente esto es así porque aún no se han acomodado al ritmo circadiano, el día de 24 horas al que después, en general, todos nos acoplamos sin mayores contratiempos.

Sin embargo, existe otro ritmo que es el Ultradiano: intervalos de entre 90-120 minutos en los cuales se encuentra tu mayor poder de concentración y productividad. Esta energía se va agotando y una vez termina el ciclo, tienes que reposar para volver a cargar las pilas. Puedes seguir trabajando pero no serás tan eficiente y te costará recuperar todo tu potencial de atención y comprensión.

La gracia aquí es que cada uno tiene su propio ritmo ultradiano, quizás a las 8h de la mañana eres una máquina y a las 9’30h ya necesitas un café; o quizás a las 8h aún no seas capaz ni de pensar y moverte a la vez, pero de 9h a 11h eres imparable. A lo mejor después de comer el bajón de energía te da a las 16h o a lo mejor te da a las 17’30h.

Lo ideal sería que cada uno conociéramos nuestros propios ritmos ultradianos para tenerlos en cuenta a la hora de gestionar nuestro tiempo. En caso contrario, podemos estar intentando «hacer» cuando en realidad no hay energía o viceversa. Es la diferencia entre que una misma tarea te ocupe 1h en uno de tus momentos más productivos o 2h’30h fuera de él.

Las Interrupciones

Estoy escribiendo este post y entonces me aparece un aviso en el ordenador informándome de la entrada de un email nuevo, o bien, mi móvil vibra porque me ha llegado un mensaje de whastapp, o bien, me sale en pantalla un aviso del calendario sobre el próximo evento que tendrá lugar en 2 horas.

En el mejor de los casos, lo veo, lo leo, lo asimilo y en unos segundos sigo con lo que estaba haciendo…pero esto en el mejor de los casos, muy concentrada y con la energía a tope. La mayoría de las veces lo veo, lo leo, lo asimilo y eso me lleva a abrir el email, o contestar el whastapp, o recordar que debo hacer algo para el evento y pensar sobre ello, y con bastante asiduidad acabo gastando un tiempo extra para recordar qué estaba haciendo y en qué punto me había quedado.

Éstas interrupciones suelen ser temas cuya reacción puede esperar un tiempo y eso es lo mejor que podemos hacer con ellas: no reaccionar a ellas hasta el momento justo.

Técnicas y Herramientas

Cuando estás muy concentrada, salir de esa concentración equivale a un gasto de energía y volver al mismo punto un gasto aún mayor. A veces pienso que se parece a esos momentos en los que te despiertan en tu sueño profundo y luego tienes que volver a dormirte.

Una forma de evitarlas es utilizando la técnica que se denomina Pomodoro y que consiste en dividir tu tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos en plena concentración seguidos de descansos de 5 minutos. Y cada 4 intervalos (es decir, 1 hora de trabajo eficiente) el descanso será de 15 minutos. En esos 25 minutos de foco en la tarea que tienes entre mano, todos los avisos deben estar silenciados, son sólo 25 minutos, luego en los 5 siguientes de descanso puedes hacer un repaso por si hay algo urgente que solucionar, en la mayoría de los casos no será así.

Para hacerlo aún más fácil, existen multitud de apps que te ayudan a controlar esos intervalos.

Y por otro lado, también tienes apps que te darán argumentos para mantener tu móvil inactivo, como por ejemplo Forest.

¿Cómo hacerlo?

GTD viene de Getting Things Done, el best-seller de David Allen que recoge su metodología para la gestión del tiempo. Actualmente prácticamente todos los métodos se basan en éste, el mío también:

Paso a Paso

  • Recopila de todos tus espacios, todas las tareas que tienes que hacer y que no tienes presente. En mis sesiones de gestión del tiempo siempre le pido a mis clientes que hagan una repaso de los mensajes del whastapp y empiecen a escribir en una lista las tareas que extraen. Al principio me miran con extrañeza y en algunos casos me dicen que no saben si les saldrá alguna, cuando ya han rebasado la decena y aún les quedan más de la mitad de chats por revisar, empiezan a entender la cantidad de tareas que nuestro día a día conlleva y que no tenemos en mente, hasta que es demasiado tarde…

    Podríamos dividir en dos tipos de espacios donde buscar:

    Espacios físicos: El escritorio, los bolsos, mochilas, maletines, el coche, etc…están repletos de papeles y otros objetos que conllevan acciones por nuestra parte.

    Espacios digitales: El correo electrónico, la carpeta de descargas del ordenador, WhatsApp, etc…

  • Define para cada acción cuál es el objetivo; si es un proyecto (conlleva más de una acción para conseguir el objetivo) o si sólo es una acción que simplemente basta con incluir en el calendario o poner una alarma.
  • Organiza. Define para cada proyecto o acción si tiene fecha límite y si es importante (para esto último basta con preguntarse si pasa algo si esa acción no la llevas a cabo nunca)
  • Una vez hayas organizado todas las acciones divídelas en los siguientes estados:

    Importante y Urgente – Serán las primeras acciones a llevar a cabo en tus horas álgidas de productividad puesto que necesitarás estar concentrado para realizarlas lo antes posible.

    Urgente pero No Importante – Serán las segundas a llevar a cabo. Son acciones susceptibles de ser delegables o al menos de hacerse en ciclos ultradianos menos exigentes.

    Importante pero No Urgente – Estas acciones son las que hay que acometer una vez concluidas las anteriores. Son las que se realizan proactivamente.

    No es urgente ni importante – probablemente puedas guardar esa información en una nota y volver a ella cuando lo necesites en el futuro y en la mayoría de los casos, podrás perfectamente vivir ignorándolas.

  • Revisa. Los proyectos y acciones individuales tienen que adecuarse a la realidad de cada momento. Los objetivos cambian, o a veces, se consiguen sin que te lo esperes. Las fechas límites pueden variar. Yo hago una revisión semanal. Me ayuda a tener claro cuales son mis objetivos prioritarios y cómo está el panorama en general.
  • Y por último, no olvides incluir el reposo como tarea. La falta de sueño merma la concentración.

Encuentra tu propio sistema

Puede ser que seas más visual y entonces un mapa mental sea perfecto para ti. Tienes numerosas herramientas en internet que pueden ayudarte, como mindmeister.

Quizás te vaya más el pensamiento lógico-matemático y entonces unos listados, hojas de cálculo o herramientas digitales tipo Omnifocus sean tu sistema perfecto.

Si tras leer este artículo crees que aún necesitas ayuda para aprender a gestionar tu tiempo, solicita una sesión de Coaching de Gestión del Tiempo.